E-Mail-Absender meldet Problem bei Zustellung von einer E-Mail

Beschreibung der Funktion

Ihr Kunde meldet sich bei Ihnen, dass die E-Mail nicht zugestellt werden kann. Dies kann verschiedene Gründe haben. In diesem Hilfeartikel beschreiben wir einige Gründe und Lösungsansätze. 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Lösungsfindung von Ihrem E-Mail-Problem. Hierfür verrechnen wir den effektiven Supportaufwand à CHF 165..-- / pro Stunde exkl. Mwst.

1. SPF Verifizierung der Absenderdomain schlägt fehl

Die weitergeleiteten Fehlermeldungen zeigen zu 90%, dass die Konfiguration des Mailservers des Absenders fehlerhaft ist. Da wir ein Hoster sind und tausende Mails täglich verschicken und empfangen, prüfen wir, im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern, die Absenderkonfiguration sehr genau.

Oftmals heisst es: Ihre Nachricht an muster@samplecompany.ch konnte nicht zugestellt werden. samplecompany.ch konnte nicht bestätigen, dass Ihre Nachricht von einem vertrauenswürdigen Ort gesendet wurde.

Es kann sein, dass Ihr Kunde Ihnen eine E-Mail weiterleitet. In der E-Mail heisst es jedoch: Dieser Fehler tritt bei einem Fehler der SPF-Überprüfung (Sender Policy Framework) für die Absenderdomäne auf. Gründe für diesen Fehler sind: 

  • Der SPF Eintrag der Absender Domain ist nicht gültig oder hat einen Fehler. 
    > Prüfen Sie mittels https://mxtoolbox.com/NetworkTools.aspx den SPF Eintrag des Absenderdomain. Wenn dieser rot ist, besteht ein Fehler und muss vom IT-Admin des Absender korrigiert werden. 

  • Office 365: Das Problem mit Office 365 ist tatsächlich auch ein sehr bekanntes und tritt nur auf, wenn der Absender Office 365 nutzt, weil diejenigen, die dies nutzen sehr häufig nicht alles korrekt konfigurieren.

    Nachfolgender Abschnitt ist technischer Natur und wenn überhaupt für den IT-Admin des Absenders gedacht.
    In der Fehlermeldung steht drin, dass der SPF check mit der Meldung «Maximum void DNS look-ups limit (2) exceeded» drin. Wenn Office 365 genutzt wird, werden Mails in der Regel über IPv6 verschickt. Deshalb prüft unser Mailserver, ob die Absenderdomäne im SPF-Record die IPv6 Records (AAAA) sauber gesetzt hat. Hat es im SPF Record der Domains keinen aaaa record oder ipv6 Support, schlägt die Prüfung fehl. Die einfachste Lösung wäre den SPF-Record zu reduzieren auf «v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all». Falls von vpn.befair.ch ebenfalls Mails verschickt werden, muss hier ein AAAA-Record gesetzt werden. Der Teil «ip4:195.141.37.182» kann, sofern notwendig, drin gelassen werden, da das Prefix besagt, dass nur ipv4 validiert werden soll.

So, das hilft Ihnen jetzt wahrscheinlich mässig weiter. Ich wollte Ihnen nur mitteilen, dass uns hier die Hände gebunden sind, sofern der Spamfilter nicht deaktiviert werden soll.

2. Mailbox/Postfach ist voll

Der Absender bekommt eine Meldung, dass Ihre Mailbox voll ist. Was können Sie machen, wenn Ihr E-Mail-Postfach voll ist?

Jeder Mailbox, die Sie bei uns eingerichtet haben, können Sie eine bestimmte Grösse (Speicherplatz) zuweisen, welche Speicherkontingent in Mb genannt wird.

Sie können die Grösse Ihres Postfachs jeweils direkt beim Erstellen Ihrer E-Mail-Adresse selbst festlegen. Ein Postfach kann dabei auf maximal 5 GB (also 5000 MB) gesetzt werden.

Sie können die Grösse Ihrer Mailbox im Control Panel einsehen und anpassen oder Nicht benötigte Nachrichten löschen, um Platz zu schaffen. 

Ihre Fragen - unsere Antworten:  

> Wo sehe ich den aktuellen Speicher meines Postfaches?
Antwort: Loggen sie sich mit den entsprechenden E-Mail-Adresse auf unserem Webmail ein. 

> Wie kann ich den Speicher meines Postfaches erhöhen ?
Antwort: Sie können die Grösse Ihrer Mailbox im Control Panel einsehen und anpassen. Wählen Sie die Maibox und passen Sie das Speicherkontingent in Mb an. 


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