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Beschreibung der Funktion

Sie möchten Ihre Kundendaten gerne aus Ihrem Shop exportieren? Oder haben Sie eine bestehende Kundenliste, die Sie in Ihren Shop bei Rent-a-Shop übernehmen möchten? Nichts leichter als das! Bei Rent-a-Shop steht Ihnen eine einfache und flexible Import- und Exportfunktion zur Verfügung unter :

Shop: Shop > Kundendaten > Kunden-Import/Export.
tinyERP: ERP > Kundendaten > Kunden-Import/Export.

 

Voraussetzungen

  • Jeder Kunde benötigt eine Kundennummer für den Import bzw. Export. Gewisse Felder werden zwingend benötigt.
  • Die Formatierung von Ihrer csv-Datei muss im ASCII-Format sein. Andere Formatierungen wie UTF-8 werden nicht sauber importiert.
  • Erfassen Sie zuerst alle Kundengruppen wie Neukunden, Stammkunden, Wiederverkäufer etc., wenn Sie den Kunden eine Gruppe zuordnen wollen. Dies tun Sie unter «Gruppen: Zahlung & Versand»«Gruppen: Preisberechnung» oder «Gruppen: Ansichten».

 

Neue Import-Konfiguration erstellen

  1. Gehen Sie im Shop Menü auf Kundendaten > Kunden-Import/Export. Klicken Sie auf den Button «NEUE IMPORT-KONFIGURATION ERSTELLEN».
  2. Nun können Sie einen aussagekräftigen Konfigurationsnamen eingeben. Auch können Sie hier festlegen, ob die Datei eine Titel-Zeile besitzt (Import ab der zweiten Zeile) oder nicht (Import ab der ersten Zeile). Das CSV-Trennzeichen können Sie ebenfalls bestimmen.
  3. Klicken Sie anschliessend auf «SPEICHERN».
  4. Nun öffnet sich der Reiter «FELDER» und zwei weitere Optionen erscheinen: «DATEN IMPORTIEREN» und «DATEN EXPORTIEREN».
     
  5. Im Reiter «FELDER» können Sie neue Felder bestimmen, indem Sie auf den Button «NEUES FELD HINZUFÜGEN» klicken und dann ein Feld auswählen.
  6. Es stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
    Feld Funktion
    Kundennummer* Nummer des Kunden
    (Wichtig: Kunden, welche keine Kundennummer besitzen, können weder importiert noch exportiert werden!)
    Firma* Es muss entweder die Firma oder Vor- und Nachname eingegeben werden!
    Anrede Anrede (Frau/Herr) des Kunden bzw. der Kundin
    Vorname* Es muss entweder Vor- und Nachname oder Firma eingegeben werden!
    Nachname* Es muss entweder Vor- und Nachname oder Firma eingegeben werden!
    Adresse* Strasse und Strassennummer
    Adresszusatz Adresszusatz (ist nicht Strassennummer)
    PLZ* Postleitzahl
    Ort* Ort
    Land* Land
    E-Mail* E-Mail-Adresse
    Telefon Telefonnummer
    Mobil Mobiltelefonnummer
    Fax Faxnummer
    MWST.-Nr. Mehrwertsteuernummer
    Benutzername Benutzername des Kunden, mit welchem er sich einloggt.
    Initialpasswort Aktuelles Passwort, mit welchem sich der Kunde einloggen kann.
    Gruppe für Rabatte Eine oder mehrere Rabattgruppen, welche Sie zuvor im Shop erfasst haben (Anleitung). Durch die Verwendung von dem Trennzeichen "|" können Sie einem Kunden mehrere Gruppen zuordnen.
    Gruppe für Zahlung/Versand Gruppe für Zahlung und Versand, welche zuvor im Shop erfasst wurde (Anleitung).Durch die Verwendung von dem Trennzeichen "|" können Sie einem Kunden mehrere Gruppen zuordnen.
    Gruppe für Ansichten & Darstellung Gruppe für Ansichten und Darstellungen, die Sie zuvor im Shop erstellt haben (Anleitung).Durch die Verwendung von dem Trennzeichen "|" können Sie einem Kunden mehrere Gruppen zuordnen.
    * Pflichtfelder müssen erfasst werden.


  7. Daraufhin können Sie die Spalten wählen, in welcher sich dieses Feld im Excel befinden soll. Die Spaltendefinition kann entweder 1,2,3,4 etc. oder A,B,C,D etc. sein. Andere Werte sind nicht zugelassen.
  8. Bei der Felderübersicht befinden sich auch noch die Spalten «Sprache» und «Feld-Index». Diese werden beim Kunden-Import-Export jedoch nicht benötigt.


Import

Gehen Sie für den Import auf den Reiter «DATEN IMPORTIEREN». Wählen Sie die CSV-Datei aus, welche Sie zuvor erstellt haben und die zu importierenden Kundendaten. Die Codierung muss ASCII sein.

Geben Sie bei den Kundengruppen nicht den Kundengruppennamen ein, sondern den «Kundengruppe Code», der als eindeutiger Bezeichner als Identifikation dient und sich ebenfalls unter Shop > Kundendaten > Gruppen: Zahlung und Versand / Gruppen: Ansichten / Gruppen: Preisberechnung befindet.

Im Feld «Gruppe für Rabatte» können mehrere Produktgruppen auf einen Kunden gewählt werden. Führen Sie diese Gruppen im gleichen Feld der CSV-Datei nebeneinander durch Pipelines (Pipeline=|) getrennt auf.

Im Punkt «Updates» können Sie im Dropdown-Menü eine von den folgenden zwei Optionen wählen:

 -> Bestehende Datensätze beibehalten und nur Neue einfügen

 -> Bestehende Datensätze aktualisieren und Neue einfügen

Klicken Sie anschliessend auf den Button «IMPORT STARTEN». Falls der Import nicht vollständig erfolgen konnte aufgrund von fehlerhaften Einträgen im Excel (z.B. Kundengruppe, die nicht im Shop hinterlegt ist), werden diese Felder hier aufgelistet.

> Es können nur Kundinnen und Kunden importiert werden, welche eine Kundennummer besitzen, da die Kundennummer als Identifikation des Kunden bzw. der Kundin dient.

> Falls bei einem Kunden ein Benutzername mitgegeben wird, so wird im Shop ein neuer Benutzer erstellt und mit dem Kunden verknüpft.

Export

Sobald Sie alle Felder erfasst haben, die Sie benötigen, können Sie auf den Reiter «DATEN EXPORTIEREN» klicken. Hier kann der Export gestartet werden, indem Sie auf den Button «EXPORT STARTEN» klicken. Daraufhin wird eine CSV-Datei mit den Kundendaten heruntergeladen.

Hinweis: Es werden nur Kundendaten aufgelistet, welche eine Kundennummer besitzen. Falls die Kunden keine Kundennummer besitzen, aktivieren Sie die Funktion "Kundennummern automatisch generieren" bei Shop/ERP > Einstellungen > Kunden-Einstellungen