Beschreibung der Funktion

In tinyERP haben Sie einerseits die Möglichkeit einzelne Rechnungen, welche sich im Status "Überfällig" befinden zu mahnen, andererseits können Sie auch alle Rechnungen, die nicht rechtzeitig gezahlt wurden mit einem Mahnlauf direkt in die nächste Mahnstufe zu versetzen.

Voraussetzung

  • Damit der Mahnlauf sauber funktioniert, benötigt es eine Rechnung an einen Kunden, auf der die Zahlungsart erfasst und das Rechnungsdatum gesetzt ist.
  • Auf der Zahlungsart (Typ Rechnung) muss eine Zahlungsfrist in Tagen angegeben. 

Vorbereitung Mahnstufen

Als Vorbereitung müssen die Mahnstufen erfasst werden, weil auf der Rechnung selbst können keine automatisierten Mahngebühren hinzugefügt werden. Mahnungen mit Mahngebühren können nicht manuell erstellt werden.

Dazu öffnen Sie in den Stammdaten von tinyERP den Menüpunkt Mahnstufen

Klicken Sie auf NEUE MAHNSTUFE und definieren Sie eine neue Mahnstufe. 

Geben Sie eine neue Mahnstufe ein. Für die erste Mahnung 1, für die zweite Mahnung 2 und so weiter. 

Vergeben Sie einen Titel, einen Mahnungstext. 

Wählen Sie die Mahnfrist und die Mahngebühr. 

 

Was passiert mit der Mahngebühr bei der Verrechnung?

Für die Mahngebühren wird einen neue Rechnung erstellt. Diese ist mit einem separaten ESR erstellt und kann entsprechend bezahlt werden. Zahlt der Kunde den Gesamtbetrag mit dem ESR der Rechnung, schlägt der Gesamtbetrag fehl und kann als Rechnungssaldo verbucht und dann mit der Rechnung der Mahngebühren verrechnet werden.
Der Mahnung werden alle Rechnungen (PDF, ESR) angehängt. So hat der Kunde auch die Info, was genau noch offen ist. Der Kunde kann auf die bestehende ESR einzahlen, die automatische Verbuchung der Rechnung funktioniert. Bei nur einer Rechnung in der Mahnung sieht das auch ganz schön aus. Bei mehreren gibts halt auch mehrere ESR. Falls der Kunde alles auf einen ESR einzahlt, schlägt der Gesamtbetrag fehl und man kann entsprechend konsolidieren. 
 
Mahngebühren müssten auf eine Rechnung draufgeschlagen werden. Kann Vorteil (Sichtbarkeit) sein, aber auch Nachteil (Rechnung verändert). Wenn die Mahngebühr nicht eingezahlt wird, wird dies erkannt. Gutschriften können nicht als Negativ-Position aufgeführt werden, da sonst der Rechnungssaldo nicht mehr stimmt.

 

Neuer Mahnlauf

Um einen neuen Mahnlauf zu starten klicken Sie oben links auf den Button "Zahlung prüfen". Danach prüft tinyERP aufgrund des heutigen Datums, welche Rechnungen in welcher Mahnstufe sind.

Danach werden Ihnen alle Rechnungen aufgelistet, welche zu diesem Zeitpunkt die Fälligkeit der letzten Zahlungsfrist (sei dies die der Standardfrist oder bereits die neue Frist der Zahlungserinnerung oder Mahnung) überschritten haben.

Wählen Sie hier die gewünschten Rechnungen aus für welche eine neue Mahnung erstellt werden soll.

Für Mahnungs-Ansicht bitte klicken.

Der hinterlegte Mahnungstext wird automatisch in die Fusszeile gezogen. Sie können nun die Mahnung speichern oder drucken. Beim Druck haben Sie die Möglichkeit eine Dokumentvorlage zu verwenden und den Druck mit ESR zu erstellen.

Zum Schluss haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Dokumente jeweils einzeln als PDF-Vorschau mit oder ohne Dokumentenvorlage anzuzeigen und dann manuell zu verschicken.

Was geschieht nach der letzten Mahnstufe?

Sobald die letzte Mahnstufe erreicht ist, kann die Rechnung in keine weitere Mahnstufe gesetzt werden. Die Anzahl der Mahnstufen können Sie selber definieren unter "Einstellungen" - "Alle Einstellungen" - "Funktionen und Module" - "Mahnstufen"

Wenn es keine Aussicht mehr auf einen Zahlungseingang gibt, können Sie die Rechnung auch auf "nicht bezahlt" setzen. Öffnen Sie die Rechnung und unter dem Reiter "Mahnungen" haben Sie den Button "Rechnung auf nicht bezahlt setzen" Danach erhält die Rechnung den Status "nicht bezahlt".