Auftrag erstellen

tinyERP

Beschreibung der Funktion

Der Auftrag ist das zentrale Dokument, das alle Dokumente verbindet. Vom Auftrag aus können Sie alle Vertriebs-Dokumente erstellen. Eine Verknüpfung der Dokumente wird automatisch hergestellt.

Der Auftrag wird entweder manuell aus einer Offerte erstellt werden oder bei einer Webshop-Bestellung automatisch angelegt.  

Aus dem Auftrag können die Dokumente Rechnung, Rüstschein, Lieferschein oder Retoure erstellt werden. Die dazugehörige Funktion «Kopieren/Erstellen» finden Sie unterhalb «Fuss-Positionen» auf der rechten Seite.

 

Voraussetzungen

Der Kunde sollte erfasst sein. Optional kann aber auch ein neuer Kunde im Voraus oder bei der Erfassung erstellt werden.  

Weitere Informationen dazu finden Sie unter Kunden verwalten.

 

Neuen Auftrag erfassen

  1. Gehen Sie über das Menü zu tinyERP>Aufträge>Aufträge. Es werden sämtliche Aufträge aufgelistet, die Sie in Ihrem ERP erfasst haben.
  2. Klicken Sie auf den Button «Neuer Auftrag»
  3. Daraufhin können Sie nach dem Kunden suchen, für den der Auftrag erfasst werden soll. Sie können diesen u.a. mittels der Ortschaft oder Kundennummer suchen. Alternativ dazu können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche «Neuer Kunde» einen neuen Kunden erfassen. Tätigen Sie dabei mindestens alle Pflichtangaben. Vergessen Sie nicht, zu speichern.
  4. Erfassen Sie Ihre Daten gemäss der Funktionsbeschreibung und klicken Sie auf die Schaltfläche «Speichern»
  5. Der neue Auftrag wird erstellt und gespeichert. Sie finden diesen über das Menü unter tinyERP>Aufträge>Aufträge. 

 

 

Beschreibung der Einstellungen

Auftragsnummer: Wird automatisch vergeben. Sie können diese überschreiben, es sind jedoch nur Zahlen erlaubt.

Kunde: Wird von dem Auftrag übernommen und kann nicht geändert werden. Mit einem Klick auf den Link wird Ihnen das Kundenkonto angezeigt.

Rechnungs- und Lieferadresse: Werden von dem Auftrag übernommen und können frei bearbeitet werden.

Land: Wird automatisch aufgrund der Kundendaten gesetzt.

Datum: Datum des Auftrags.

Zahlungsart: Wird von der Bestellung im Webshop übernommen. Die Angabe kann innerhalb aller erfassten Zahlungsarten erfolgen. 

Versandart: Wird von der Bestellung im Webshop übernommen. Kann auf alle erfassten Versandarten abgeändert werden.

Fusszeile: Sie haben die Möglichkeit, Standardtexte für Ihre Dokumente zu definieren. Diese können Sie als Textbaustein oder als Freitext erfassen. Vordefinierte Textbausteine lassen sich einfach über einen Klick auf den Namen des Textbausteines einfügen.

 

Status

Status: Der Lieferstatus wird auf Basis der Erstellung des Rüstscheins erstellt. Folgende Status sind möglich:

  • «Nicht gesetzt»: Kein Rüstschein wurde erstellt.
  • «Offen»: Kein Rüstschein wurde erstellt.
  • «Teillieferung»: Teilmenge wurde in den Rüstschein überführt.
  • «Abgeschlossen»: Komplette Menge wurde in den Lieferschein überführt.

Zusatz-Informationen

Kommentar intern und Kunde: Beim Kommentar haben Sie die Möglichkeit Bemerkungen zum jeweiligen Dokument anzulegen.

Quelle: Anzeige des Dokumentenursprungs.

Interne/Externe Referenz: Sie können diese Auswahl optional tätigen.

Kommission: Geben Sie optional Eingaben zur Kommission ein. 

 

Verknüpfte Dokumente

Verknüpfte Dokumente: In den verknüpften Dokumenten werden Ihnen alle verknüpften Dokumente angezeigt. Mit einem Klick können Sie diese einsehen.

 

Positionen und Berechnung der Frachtkosten

Bezeichnung: Geben Sie den Namen oder die Artikelnummer des Produktes ein. Es wird in den hinterlegten Produkten gesucht. Wenn kein Artikel hinterlegt ist, geben Sie einfach die gewünschte Bezeichnung ein. 

Menge: Geben Sie die gewünschte Menge ein. Sie können das Mengengerüst über das Menü unter tinyERP>Stammdaten>Mengengerüste definieren. 

Mengengerüst: Wählen Sie die Einheit aus. Sie können das Mengengerüst in den Stammdaten definieren.

Preis inkl.: Der Preis kann entweder exklusive oder inklusive Mehrwertsteuer angezeigt werden. Das hängt wiederum von der Einstellung in der Standardpreiserfassung in tinyERP>Einstellungen>ERP Einstellungen ab.

Ist ein Staffelpreis vorhanden, wir das mit einem Ausrufezeichen signalisiert. 

MwSt.:  Der Mehrwertsteuersatz, der auf dem Produkt oder der Dienstleistung hinterlegt ist, wird angezeigt.

Rabatt: Rabatt kann manuell pro Positionen oder über eine Rabattgruppe eingegeben werden.

Subtotal: Das Subtotal zeigt die Summe einer Zeile an. 


Mit Drag and Drop können Sie die einfügte Position an eine neue Position verschieben. Gehen Sie dafür mit dem Mauszeiger auf das Burger-Symbol der zu verschiebenden Position. Hallten Sie die linke Maustaste gedrückt und schieben Sie dabei das Element an die gewünschte Stelle. Lasse Sie die gedrückte Maustaste los, wenn sich das Element an der gewünschten Stelle befindet.

 

 

Positionen erfassen mit Freitext

Sie haben die Möglichkeit, in allen Dokumenten eine Freitext-Position zu erfassen, die keine Artikelnummer beinhaltet.

  1. Geben Sie eine Artikelbezeichnung ein und klicken Sie auf das blaue Plus-Symbol.
  2. Geben Sie die erforderlichen Angaben ein (Menge, Mengengerüst, Preis inkl., MwSt., Rabatt %). 
  3. Klicken Sie auf den Button «Speichern». Die Freitextposition wird in den «Freipositionen» gespeichert. Diese finden Sie unter tinyERP>Aufträge>Freipositionen.

Beachten Sie bitte, dass die Freitextposition beim Erstellen von Folgedokumenten und Kopieren des aktuellen Dokumentes kopiert wird und manuell gelöscht werden muss. Da kein Artikelbezug besteht, müssen diese von Hand gelöscht werden (z.B. Rüstschein, Rechnung etc.).

 
Weitere Informationen finden Sie unter Freipositionen.
 

Fuss-Positionen (Berechnung der Frachtkosten) 

Im Fuss des Auftrags haben Sie die Möglichkeit, Versandkosten zu erfassen. Die Versandkosten können aufgrund der Versandkosten-Definition berechnet werden. Standardmässig haben wir die Versandkosten von der Schweizerischen Post eingebaut.

  1. Um die Versandkosten zu berechnen, wählen Sie in der unteren Zeile «Versandkosten» aus und klicken Sie auf das blaue Plus-Symbol.
  2. Ein Dialog zur Berechnung der Versandkosten öffnet sich. Sie können das Land auswählen, das Gewicht oder die Dimension manuell eingeben.
  3. Klicken Sie auf den Button «Eingaben übernehmen». Sind alle Angaben sauber hinterlegt, werden diese übernommen.
  4. Sie können nun die Versandkosten auswählen, indem Sie auf diese Klicken .

 

Auftrag abschliessen, drucken oder per Mail versenden

Wenn Sie Ihren Auftrag fertig erfasst haben, können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

  1. Auftrag speichern mit einem Klick auf den Button «Speichern».
  2. Auftrag löschen mit einem Klick auf den Button «Löschen». Der Auftrag kann nicht gelöscht werden, wenn ein Folgedokument (Rechnung, Rüstschein, Lieferschein oder Retoure) erstellt wurde.
  3. Auftrag drucken mit einem Klick auf den Button «Drucken»Wenn eine Dokumentenvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.
  4. PDF aus Auftrag erstellen mit einem Klick auf den Button «PDF». Wenn eine Dokumentvorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen. Das PDF wird heruntergeladen und kann dann gedruckt werden.
  5. Auftrag per E-Mail versenden mit einem Klick auf den Button «Per E-Mail senden»Wenn eine E-Mail-Vorlage hinterlegt ist, können Sie diese im Dropdown-Menü auswählen.
  6. Den Auftrag kopieren oder Folgedokumente (Rechnung, Rüstschein, Lieferschein oder Retoure) aus dem Auftrag generieren können Sie mit einem Klick auf den Button «Kopieren/Erstellen». Klicken Sie auf die gewünschte Option und folgen Sie den daraufhin folgenden Anweisungen. 

 

Dokumentvorlage

Sie können eine Dokumentvorlage für einen Auftrag erstellen.

 

 


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